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记录管理

为VMI员工的信息

看到在记录管理和左边的菜单链接 咨询我们的详细信息常见问题解答。接触少校。杰弗里·科扎克,头,档案和记录管理,如果您需要帮助或有疑问。

在VMI有关档案管理

作为一个国家机构,在澳门糖果派对必须遵守记录保留和处置的要求通过的规定性决定 弗吉尼亚州的公共记录法 (弗吉尼亚的代码)。 记录保留时间表 并创建和维护的其他规定对所有国家机构 弗吉尼亚州的库。此外,VMI的具体政策在整体秩序21,和额外的联邦和各州的法律和条例适用规定。所有弗吉尼亚州立机构被要求任命一名指定的记录员,负责记录管理程序,并作为与弗吉尼亚州的图书馆联络记录管理司。在VMI,指定的记录员是档案和记录管理的负责人。 VMI的档案位于普雷斯顿库。

所有机构的员工必须妥善管理研究所开展业务的过程中创建的记录。员工必须咨询批准 保持时间表,完成所需的破坏形式,并记录处置之前得到适当的授权。 

基本信息

  • 回顾 记录保留时间表 确定记录多长时间必须保留。
  • 按照这些指示 用于完成记录破坏(RM3形式)的所需要的证书。所有法定保留期限必须得到满足;不能有任何未决的审计,诉讼或其他持有的记录; 你必须完成销毁记录证书。此表必须由部门或单位负责人签署(或授权指定人员),并且必须报经档案和记录管理的头 之前 任何记录被销毁。 
  • 我们大多数VMI办事处提供安全,现场批量碎纸服务(例外:档案不处理粉碎在基尔伯恩大厅ROTC部门)。材料需要保密的破坏可能被传递到VMI档案,如果你的部门没有在你的建筑容积碎纸能力。  跟随转移记录这些说明
  • 电子邮件和电子记录使用相同的保留时间表和处置形式的纸质记录。它是 内容 确定它的保留期限的记录;格式/介质是无关紧要的。 在我们的常见问题解答的更多信息。
  • 永久历史,法律,行政或其他长期价值的非流动/非活动记录应转移到VMI档案馆保管,当他们不再在你的办公室服务于一个目的。转移前联系档案。

什么是档案管理?

  • 当前活动的公共记录在其整个生命周期中的正确维护
  • 公共记录不再担任行政,法律,财政,或历史的目的适当配置
  • 永久记录保存。一旦他们不再在原办公室活跃,这些都将保留VMI档案。